立法依據
- 本細則依「國立臺東大學學生議會組織及實行準則」第二十四條訂定之。
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立法 · 2.2
國立臺東大學學生議會祕書處組織實行細則
第20屆 現行
修正沿革（4 次）
第一章 總則
祕書任期
- 學生議會祕書長及各級祕書之任期為每年七月一日至隔年七月三十日，共十三個月，且第一月訂為實習月，由祕書帶領實習祕書之實習作業。本處祕書為無給職。
祕書處編制
- 1. 祕書處得置祕書長一名，祕書若干名，並得依業務需要，增設副祕書長一名。
- 2. 祕書分為委員會祕書、行政祕書。
祕書資格
- 1. 凡為本會會員經議會面試通過得為實習祕書，經五小時訓練且通過測驗後，始具有祕書之被任命權，由議長提名，報告大會後任命之。
- 2. 曾有以下經歷之一者，得免經實習程序，具有祕書之被任命權：
- 一、學生議會議員、各級祕書。
- 二、學生會行政中心各級幹部。
- 三、評議委員會委員。
- 四、社團正、副社長。
- 五、系學會正、副會長。
- 3. 具以下身分之一者不得擔任學生議會祕書之職位：
- 一、學生議會議員。
- 二、學生會行政中心各級幹部。
- 三、評議委員會委員。
- 四、系學會正、副會長。
祕書之辭職
- 1. 祕書於任期中辭職，應於常會前三日遞交具辭職原由及本人簽名之書面報告後方能生效。
- 2. 祕書之會議代理：
- 一、除祕書長外各級祕書不能視事，祕書徵詢其餘祕書意願後，以書面方式指定指定職務代理人。
- 二、職務代理人權限僅該指定當次會議行使之，若職務代理人未列席應列席之會，則視為該職務代理人無故缺席。
- 3. 若未指定職務代理人者，視為無故缺席。
祕書處會議
- 1. 祕書處每月得由議長召集祕書長、副議長、副祕書長、各委員會祕書、行政祕書，並由祕書長擔任會議主席，以共識決討論及檢討祕書處業務相關狀況。
- 2. 祕書處會議應於一日前將相關會議資訊告知議會全體，並於事後有公開透明之責。
- 3. 祕書處會議應達應到人數二分之一（含）以上方能成會。
第二章 祕書長
祕書長之產生
- 由議長報告大會後任命之。
祕書長資歷
- 擔任過學生議員且熟悉學生自治者為佳，不受本細則第四條祕書資格之限制。
祕書長職掌
- 1. 協助議長推展議會業務。
- 2. 處理祕書處之業務，並協調各單位之運作。
- 3. 印信典守事項。
- 4. 議會公共關係及新聞工作事項。
- 5. 議會之出納、庶務及臨時交辦事項。
- 6. 公產與公物之保管，財產購置、管理、清點、報銷事宜。
- 7. 議會舉辦之研習相關事宜。
- 8. 協助議會行政作業，檔案之存檔、歸類，文書之收發、分配、撰擬、印刷事項。
- 9. 學生議員請假、簽到、通知事宜。
- 10. 各會議場地租借、布置。
- 11. 提案之校稿事宜。
- 12. 出席學生會會務會議及列席學生議會常會。
代理之情形
- 1. 祕書長於任期中辭職，若任期尚餘三個月（含）以上，以副祕書長暫行代理，本會無副祕書長時，則以議長指派一位祕書代理，並於下一次會議再行提名祕書長人選。
- 2. 若任期餘三個月（含）以下，則以副祕書長兼任之，本會無副祕書長時，則以議長指派一位祕書代理。
- 3. 祕書長如遇事故而無法出席會議及相關活動，以副祕書長代理，如本會無副祕書長或副祕書長亦遇事故，則以議長指派一位祕書代理，事後議長須三日內以書面追認其代理之情事。
第三章 副祕書長
副祕書長之產生
- 由議長報告大會後任命之，祕書長得推薦，不受本細則第四條祕書資格之限制。
副祕書長之職掌
- 1. 協助祕書長交辦之業務，為祕書長之第一代理人。
- 2. 處理祕書處之業務，並協調單位之運作。
- 3. 議會公共關係及新聞工作事項。
- 4. 學生議員請假、簽到、通知事宜。
- 5. 議會之臨時交辦事項。
- 6. 列席議會常會。
第四章 各委員會祕書
委員會祕書之產生
- 議長報告大會後任命之，祕書長、副祕書長得推薦。
委員會祕書之職掌
- 1. 協助各委員會之主任委員行政業務。
- 2. 召開各委員會之例行性會議(包括:資料印製、資料發送、電話通知)。
- 3. 各委員會例行性會議之記錄，並整理後交付祕書長。
- 4. 應列席所屬委員會。
第五章 行政祕書
行政祕書之產生
- 由議長報告大會後任命之，祕書長、副祕書長得推薦。
行政祕書之職掌
- 1. 協助議會行政作業，檔案之存檔、歸類，文書之收發、分配、撰擬、印刷事項。
- 2. 學生議會網頁之更新，活動美宣品製作。
- 3. 學生議會傳承手冊之製作。
- 4. 議會公共關係及新聞工作事項。
- 5. 議會舉辦之研習相關事宜。
- 6. 公產與公物之保管，財產購置、管理、清點、報銷事宜。
- 7. 各會議場地租借及布置。
- 8. 對外公報、刊物、法規彙編等出版事項。
- 9. 學生議員請假、簽到、通知事宜。
- 10. 提案之校稿事宜。
- 11. 列席議長指派之會議。
第六章 附則
祕書之遞補及徵選
- 1. 各級祕書中途辭職或遭開除，應以同級祕書互相代理，如任期尚餘兩個月（含）以上，則須於二十日內公開徵選。
- 2. 各級祕書中途辭職或開除，應以同級祕書互相代理，若任期餘兩個月（含）以下，則以同級祕書代理至同屆結束，再行公開徵選。
祕書處獎懲與程序
- 1. 祕書處之懲處：
- 一、祕書達三次無故未到或因公、喪、分娩、特殊公假以外之非不可抗力因素請假次數達六次者，即自動解除學生議會祕書之職務。
- 二、祕書長之懲處由議長及副議長共同擬訂，於祕書處會議報告後生效。
- 三、祕書長外之祕書懲處由議長、副議長及祕書長共同擬訂，於祕書處會議報告後生效。
- 2. 祕書處之獎勵：
- 一、議長、副議長及祕書長共同擬訂，於祕書處會議通過後生效。
本細則之修正及施行
- 經祕書處會議通過後，由議長提案至議會常會修正。